中小企業の組織人事・労務管理、働く人のキャリア開発を支援するデライトコンサルティング株式会社【名古屋市】

総務の責任者からのご相談。この会社では、賃金支給や賞与支給に関しての規定は整備され、問題なく運用されていた。ところが、社員の慶弔見舞金や出張旅費についての規程はなく、従業員から不満の声が上がっていた。慶弔見舞金については、時と場合によって、支給金額に差があった。また、出張旅費についての基準がなく、請求の可否に迷った社員が言い出すことができないまま自腹を切るということが常態化していた。  

社員は会社側が考えている以上に、慶弔見舞金や旅費交通費には敏感です。金額が世間一般に比べて多いか少ないかではなく、まずは公平性を確保することが大切です。規程がなかった今回のケースでは、案件が発生するたびに過去の支給事例を調べるなど、総務担当者の負担も大きくなっていました。加えて、その都度いくら支払えばよいかの判断を迫られるため、精神的にもストレスが溜まっていたようです。

慶弔見舞金については、過去に支払った支給実績を調査するとともに、世間相場を加味しつつ金額を決定し、慶弔見舞金規程として整備しました。出張旅費は、まず出張区分（日帰り主張か宿泊出張かなど）を区別。また、交通費、宿泊費、日当を設定し、それぞれの場合の支給申請手続きを明確にし、出張旅費として規定化しました。支給金額については、会社の負担と世間相場を考慮しながら中小企業に適切な金額を設定しました。

慶弔見舞金規程および出張旅費規程を整備した結果、社員の不公平感や不満はなくなりました。その上、誠実に対応してくれた会社に対し、社員からは感謝の声が聞こえてきたほどです。また、曖昧な中で支給の事務手続きをしていた総務担当者も、気持ちよくスムーズに支給ができるようになり、無用なストレスから解放されました。事務工数の削減にもつながったようです。

 

この会社は、比較的しっかりした制度を構築・運用されていました。そのような中で、慶弔見舞金と出張旅費の2点が盲点となっていたのです。社員が言い出しにくい事柄だったため、不満がくすぶってしまっていたのでしょう。それに気づいた会社側ですが、具体的にどうしていいのか分からず相談にこられました。改善後には不満解消にとどまらず、感謝の言葉まで聞こえてきたように、もともと労使の関係は良好だったのでしょう。どんな会社でも大なり小なり問題は出てきます。小さなほころびが大きな問題となる前に対処する。そのお手伝いが私たちにはできると、あらためて感じた事例でした。（代表社員／近藤圭伸）